Smart Docs
Smart Docs là phần mềm quản lý tài liệu và hồ sơ dành cho doanh nghiệp, giúp số hóa, lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và quản trị vòng đời tài liệu một cách tập trung, an toàn và hiệu quả. Phần mềm phù hợp cho các công ty, tổ chức, phòng ban có nhu cầu quản lý số lượng lớn tài liệu giấy và tài liệu điện tử.
- 📁 Quản lý tài liệu tập trung, giảm thất lạc hồ sơ
- 🔍 Tìm kiếm nhanh theo tên, mã, nội dung, ngày tạo, người phụ trách
- 🔐 Phân quyền chặt chẽ theo vai trò, phòng ban
- 🕒 Theo dõi lịch sử chỉnh sửa, truy vết thay đổi
- ☁️ Hỗ trợ lưu trữ số hóa, giảm chi phí giấy tờ
- 📊 Nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định nội bộ.
- Nhân viên được phân quyền
- Ban giám đốc
- Phòng hành chính – nhân sự
- Phòng pháp chế
- Phòng kế toán – tài chính
- Các phòng ban nghiệp vụ
Articles
Tài khoản người dùng
Tính năng Tài khoản người dùng cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung người sử dụng hệ thống, phân quyền rõ ràng theo vai trò, phòng ban và chức danh, đảm bảo:
- An toàn dữ liệu và bảo mật hệ thống
- Phân quyền đúng người – đúng việc
- Dễ dàng quản trị, kiểm soát và truy vết hoạt động người dùng
Tính năng này áp dụng cho hầu hết các phòng ban trong công ty và là nền tảng cho các chức năng nghiệp vụ khác của phần mềm quản lý hồ sơ.
Tài khoản Super Admin
Super Admin là tài khoản quản trị cao nhất trong hệ thống, có toàn quyền truy cập và cấu hình mọi chức năng của phần mềm.
Thông thường, tài khoản này được cấp cho:
- Ban lãnh đạo
- Quản trị hệ thống (IT / Admin tổng)
- Đơn vị triển khai phần mềm (trong giai đoạn cài đặt ban đầu)
Super Admin có toàn quyền thực hiện các thao tác sau:
2.1 Quản lý toàn bộ tài khoản người dùng
Tạo mới, chỉnh sửa, khóa/mở khóa tài khoản
Đặt lại mật khẩu người dùng
2.2 Quản lý cơ cấu tổ chức
Tạo và quản lý phòng ban
Khai báo chức danh, vai trò trong hệ thống
2.3 Phân quyền nhân viên
- Gán quyền truy cập theo phòng ban, chức danh hoặc từng người dùng
2.4 Các tính năng độc quyền
Truy cập và quản lý toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trong hệ thống
Cấu hình các thiết lập chung của phần mềm
Xem nhật ký hoạt động (log) của toàn bộ người dùng
Tài khoản Nhân viên
Tài khoản Nhân viên là tài khoản do Super Admin tạo ra để cấp cho cán bộ, nhân viên trong công ty sử dụng hệ thống theo đúng vai trò công việc.
Mỗi tài khoản nhân viên được gắn với:
- Phòng ban
- Chức danh
- Quyền hạn tương ứng
Vị trí tính năng
ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG – Cấu hình văn phòng – Danh sách thành viên
Quyền của tài khoản nhân viên phụ thuộc vào phòng ban và chức danh được gán, ví dụ:
- Xem, tạo, chỉnh sửa hoặc chỉ được xem hồ sơ
- Truy cập hồ sơ thuộc phòng ban của mình
- Không được truy cập dữ liệu của phòng ban khác (nếu không được cấp quyền)
- Không được thay đổi cấu hình hệ thống
Hệ thống đảm bảo:
- Nhân viên chỉ nhìn thấy và thao tác trên dữ liệu được phân quyền
- Hạn chế rủi ro truy cập trái phép hoặc sai mục đích
Tạo tài khoản Nhân Viên
Tài khoản nhân viên là tài khoản được Super Admin tạo để phục vụ công việc nghiệp vụ theo phòng ban và chức danh được phân công. Người sử dụng bình thường (nhân viên) không thể tạo tài khoản cho nhân viên khác.
- Do Super Admin thực hiện
- Phải có thông tin xác nhận từ phòng ban quản lý nhân sự
Nguyên tắc cấp tài khoản
- Mỗi nhân viên được cấp 01 tài khoản duy nhất
- Tài khoản gắn với phòng ban và chức danh cụ thể
- Quyền truy cập tuân theo nguyên tắc phân quyền tối thiểu (Least Privilege)
Vị trí tính năng
Nút “THÊM” góc phải màn hình
Ứng dụng văn phòng
Danh sách các tính năng dành cho ứng dụng văn phòng
Quản Lý Mẫu Biểu
Tính năng Quản lý Form mẫu được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung các biểu mẫu dùng chung trong toàn hệ thống như:
-
Hợp đồng ký kết
-
Đơn xin nghỉ phép
-
Đơn đề nghị, tờ trình
-
Các biểu mẫu nghiệp vụ nội bộ khác
Tính năng giúp chuẩn hóa nội dung biểu mẫu, dễ dàng kiểm soát phiên bản, đồng thời lưu trữ và tra cứu hợp đồng, hồ sơ một cách khoa học, giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc sử dụng sai mẫu.
-
Áp dụng cho hầu hết các phòng ban trong công ty
-
Sử dụng cho cả biểu mẫu nội bộ và biểu mẫu phục vụ đối tác/khách hàng
-
Phù hợp cho doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ, hợp đồng theo quy trình
-
Cho phép thiết kế nội dung form theo mẫu thống nhất của công ty
-
Hạn chế việc nhân viên tự ý chỉnh sửa nội dung gây sai lệch thông tin
-
Đảm bảo các hợp đồng, đơn từ được ban hành đúng chuẩn, đúng quy định
Việc chuẩn hóa form giúp tăng tính chuyên nghiệp và giảm sai sót trong quá trình sử dụng.
Cấu hình văn phòng – Quản lý mẫu biểu
Chú ý
- Chỉ có quyền Super Admin hoặc nhân viên được phân quyền mới có thể dùng tính năng cấu hình Form.
- Đây là tính năng cấu hình nên nhân viên bình thường không cần quan tâm.
Cấu hình mã trong Form
1. Mô tả
Cấu hình mã được áp dụng để hệ thống Smart Doc hiểu vị trí và nội dung để thay thế theo form nhập liệu của nhân viên.
Ví dụ: đặt mã code là {so-hopdong} tức số hợp đồng. khi nhân viên nhập liệu vào form sẽ có 1 trường nhập liệu “Số hợp đồng” để nhân viên nhập.
Nguyên tắc tạo mã
- Mã phải nằm trong giá trị {….}
- Mã phải là ký tự không dấu
- Mã do người dùng chủ động đặt theo ý nghĩa riêng, hệ thống tự động ghi nhận.
2. Áp dụng Mẫu Biểu vào Form
Mẫu biểu được áp dụng khi tạo/ chỉnh sửa form.
Ví dụ: Hợp đồng ký kết công ty, có form sẵn sẽ giúp thống nhất nội dung & cấp quản lý có thể theo dõi chi tiết.
3. Gán trường code vào khung nhập
Để gán đúng dữ liệu vào mẫu biểu, chúng ta phải chọn trường cần gán và thực hiện thao tác gán
Video Hướng Dẫn
Update 17/03/2026
Tài khoản cá nhân
Tài khoản doanh nghiệp
Đăng nhập, Đăng Xuất, Đổi mật khẩu
Đăng nhập - Đăng Xuất - Đổi mật khẩu tài khoản
Update 17/03/2026:
Video hướng dẫn thao tác dành cho tài khoản cá nhân.
Nâng cấp tài khoản doanh nghiệp
Nâng cấp tài khoản Cá nhân lên Doanh nghiệp
Update 17/03/2026
cập nhật video hướng dẫn nâng cấp tài khoản cá nhân lên doanh nghiệp
Phòng Ban, Cấp bậc, Nhân viên
Update 17/03/2016
Update video hướng dẫn cấu hình Phòng Ban – Cấp bậc – Nhân viên
Quản lý Form (Cơ bản)
Update 17/03/2016
Update video hướng dẫn cấu hình tính năng “Quản lý Form (cơ bản)
Quản lý Form (Nâng cao)
Update 17/03/2016
Update video hướng dẫn cấu hình Quản lý Form (Nâng cao)
Quản lý Mẫu Biểu
Update 17/03/2016
Update video hướng dẫn cấu hình Quản lý Mẫu Biểu
